denganjudul "Prosedur Penyimpanan Arsip Pada PT. Triteguh Manunggal Sejati Kabupaten Kampar". 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan maka dapat dirumuskan permasalahannya yaitu "Bagaimana prosedur penyimpanan arsip pada PT. Triteguh Manunggal Sejati?". 1.3 Tujuan dan Manfaat Penulisan a. Tujuan penggunaanjadwal pembuangan untuk menentukan kapan dan bagaimana berbagai jenis arsip harus disimpan. menyimpan berkas (fisik) pada lemari arsip (filing cabinet), map ordner, dan sebagainya Prosedur pemusnahan arsip dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut: 1) Membentuk panitia penilai arsip yang terdiri dari pimpinan unit Penyortitran merupakan proses memisah-misahkan arsip sesuai dengan klasifikasi isi arsip tersebut, sehingga pada saat penyimpanan nanti semua arsip akan bertempat didalam area yang sama dalam satu jenis arsip. Penyimpanan, proses penyimpanan arsip kedalam lemari arsip sesuai dengan kategori ataupun klasifikasi informasi yang terkandung didalamnya. Dalamarti keberhasilan dari pengelolaan arsip tidak dapat dilepaskan dari keempat komponen di atas. Tujuan utama dari pengelolaan tersebut adalah menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat. Ada banyak sekali perlengkapan penyimpanan arsip. Hal ini tergantung dari bentuk dan sistem atau cara penyimpanan yang digunakan. langkahini adalah langkah persiapan menyimpan arsip dengan cara memeriksa setiap lembar arsip untuk memperoleh kepastian bahwa arsip-arsip tersebut sudah siap untuk disimpan maka surat tersebut harus dimintakan dahulu kejelasannya kepada yang berhak dan kalau terjadi bahwa surat yang belum ditandai sudah disimpan, maka pada kasus ini dapat 1 Lemari Arsip/ Filling Cabinet. Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk lemari yang terbuat dari kayu, alumunium atau besi baja tahan karat/api. Steel Safes, brankas yang terbuat dari plat besi atau besi baja yang biasa digunakan untuk menyimpan uang yang hanya sedikit. Namun, sayangnya brankas ini tidak bisa menahan api. . 0% found this document useful 0 votes223 views63 pagesDescriptionProsedur Penyimpanan ArsipCopyright© © All Rights ReservedAvailable FormatsPDF, TXT or read online from ScribdShare this documentDid you find this document useful?0% found this document useful 0 votes223 views63 pagesProsedur Penyimpanan ArsipJump to Page You are on page 1of 63 You're Reading a Free Preview Pages 7 to 12 are not shown in this preview. You're Reading a Free Preview Pages 16 to 19 are not shown in this preview. You're Reading a Free Preview Pages 23 to 25 are not shown in this preview. You're Reading a Free Preview Pages 29 to 48 are not shown in this preview. You're Reading a Free Preview Pages 56 to 62 are not shown in this preview. Reward Your CuriosityEverything you want to Anywhere. Any Commitment. Cancel anytime. Daftar isi1 Langkah-langkah menyimpan arsip?2 Langkah kegiatan yang harus dilakukan dengan baik dalam proses kearsipan disebut dengan?3 Bagaimana prosedur pemindahan arsip?4 Apa yang dimaksud dengan prosedur kearsipan? Tata cara penyimpanan arsip. Memeriksa terlebih dahulu pada lembar disposisi surat apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan atau belum meneliti tanda pelepas surat. Mengindeks atau pemberian kode pada surat tersebut. Pekerjaan menyortir atau memilah-milah surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan surat. Langkah kegiatan yang harus dilakukan dengan baik dalam proses kearsipan disebut dengan? Prosedur Kearsipan adalah suatu langkah kegiatan yang harus dilakukan dengan baik. Penangan arsip mulai dari awal sampai akhir secara berkesinambungan dilakukan dengan harapan untuk menjamin kecepatan dan ketepatan penyimpanan, sehingga akan memudahkan penemuan kembali. Bagaimana prosedur menyimpan arsip pada lemari arsip? Bagaimana cara penyimpanan berkas atau arsip surat masuk? Meneliti tanda disposisi menentukan boleh atau tidak menyimpan Memberi indeks atau kode surat. Memisah-misahkan surat sesuai bagian, dll. Simpan ke dalam folder. Tata arsip dengan baik sesuai sistem tanggal, nama, dll Langkah langkah pertama kegiatan pengelolaan arsip adalah? Langkah-langkah yang dilakukan dalam pengelolaan arsip adalah sebagai berikut Mengumpulkan seluruh arsip….Kecuali arsip-arsip yang telah tertata rapih dan mempunyai daftar. Menyiangi arsip. Memilah arsip. Menyatukan berkas. Memasukkan berkas kedalam folder arsip. Mencatat / membuat daftar arsip. Bagaimana prosedur pemindahan arsip? Tata cara pemindahan arsip Penyeleksian arsip inaktif. Pembuatan daftar arsip yang akan dipindahkan. Penataan fisik arsip yang akan dipindahkan. Serah terima arsip inaktif dari unit kerja ke Pusat Arsip dengan penandatanganan berita acara pemindahan arsip inaktif. Apa yang dimaksud dengan prosedur kearsipan? Prosedur kearsipan adalah suatu langkah kegiatan yang harus dilakukan dengan baik. Penanganan arsip mulai dari awal sampai akhir secara berkesinambungan dilakukan dengan harapan untuk menjamin kecepatan dan ketepatan penyimpanan, sehingga akan memudahkan penemuan kembali. Daftar isi1 Langkah langkah atau prosedur penyimpanan arsip?2 Bagaimana prosedur menyimpan arsip pada lemari arsip?3 Bagaimana prosedur penyimpanan arsip dengan sistem abjad?4 Langkah pertama sistem kearsipan dalam prosedur pengarsipan yaitu?5 Langkah-Langkah Penyimpanan arsip sistem tanggal?6 Sebutkan langkah-langkah penyimpanan arsip digital?7 Apa yang dimaksud Penyimpanan arsip sistem abjad?8 Sistem arsip ada berapa? Tata cara penyimpanan arsip. Memeriksa terlebih dahulu pada lembar disposisi surat apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan atau belum meneliti tanda pelepas surat. Mengindeks atau pemberian kode pada surat tersebut. Pekerjaan menyortir atau memilah-milah surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan surat. Bagaimana prosedur menyimpan arsip pada lemari arsip? Berikut adalah langkah-langkah menyimpan berkas atau arsip surat masuk diantaranya Meneliti tanda disposisi menentukan boleh atau tidak menyimpan Memberi indeks atau kode surat. Memisah-misahkan surat sesuai bagian, dll. Simpan ke dalam folder. Tata arsip dengan baik sesuai sistem tanggal, nama, dll Apakah langkah terakhir dari proses penyimpanan arsip? Langkah terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan dokumen atau arsip sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan, sistem penyimpanan akan menjadi efektif dan efisien bilamana didukung oleh peralatan dan perlengkapan yang memadai dan sesuai ke empat sistem tersebut di atas akan sangat sesuai … Apa itu prosedur dalam kearsipan? Prosedur kearsipan adalah suatu langkah kegiatan yang harus dilakukan dengan baik. Penanganan arsip mulai dari awal sampai akhir secara berkesinambungan dilakukan dengan harapan untuk menjamin kecepatan dan ketepatan penyimpanan, sehingga akan memudahkan penemuan kembali. Bagaimana prosedur penyimpanan arsip dengan sistem abjad? Prosedur penyimpanan arsip berdasarkan sistem abjad Memeriksa Surat atau Berkas apakah sudah dapat disimpan atau masih dalam proses di periksa atau diteliti. Mengindeks berkas berdasarkan berdasarkan nama pengirim surat atau berdasarkan panduan yang ditetapkan oleh perusahaan atau pimpinan. Langkah pertama sistem kearsipan dalam prosedur pengarsipan yaitu? Adapun langkah langkah pengarsipan yang baik dan benar, di antaranya adalah Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan meneliti tanda pelepas surat/ release mark . Mengindeks atau memberi kode surat tersebut. Bagaimana prosedur penyimpanan arsip yang disimpan dengan sistem nomor urut? Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri urut Sistem ini dilakukan jika jumlah arsip yang disimpan berkisar sampai arsip. Penomoran dimulai dari nomor 1,2,3, dan seterusnya. Pada sistem ini setiap koresponden diberi nomor kode sesuai dengan urutan yang berlaku pada Buku Nomor. Langkah Langkah Penyimpanan arsip sistem subjek? Langkah-langkah menyimpan arsip sistem subjek pada dasarnya sama dengan sistem-sistem yang lain, yaitu sebagai berikut. a. memeriksa berkas. b. mengindeks. c. mengode. d. menyortir. e. menempatkan. Langkah-Langkah Penyimpanan arsip sistem tanggal? Langkah-langkah menyimpan arsip dengan sistem tanggal yaitu Memeriksa surat yang akan diarsipkan. Mengindeks dengan cara membagi tanggal ke dalam tanggal utama dan sub tanggal. Memberi kode menggunakan tanggal surat. Menyortir dan mengelompokkan surat berdasarkan tanggal. Sebutkan langkah-langkah penyimpanan arsip digital? Berikut ini langkah-langkah penyimpanan secara digital. Tahapan Pengumpulan Bahan. 2. Tahap Pemindaian. 3. Tahap Manipulasi. 4. Tahapan Entry Data. Tahapan Koreksi. Bagaimana awal melakukan prosedur pengarsipan? Mengapa sistem abjad dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip? Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip, karena Nama lebih mudah diingat oleh siapapun. Petugas menginginkan agar dokumen disimpan dari nama yang sama. Dokumen sering dicari dan diminta melalui nama. Apa yang dimaksud Penyimpanan arsip sistem abjad? Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip yang menggunakan metode penyusunan menurut abjad atau alfabet. Secara umum sistem ini dipakai untuk arsip yang berdasarkan penyusunan dilakukan untuk nama orang, nama suatu perusahaan/organisasi, nama tempat atau lokasi, nama benda dan subjek masalah. Sistem arsip ada berapa? Sugiarto 2005 menjelaskan ada enam sistem penyimpanan arsip, yakni sistem abjad, sistem geografis, sistem subjek, sistem nomor, sistem tanggal dan sistem warna. Sistem warna dalam penyimpanan dokumen berfungsi sebagai identitas atau ciri khas tertentu. Sistem warna bisa dikombinasikan dengan sistem penyimpanan lain. Langkah Langkah penempatan arsip dengan sistem abjad? Langkah-langkah menyimpan arsip dengan sistem abjad yaitu Pengumpulan yaitu mengumpulkan dokumen yang akan diarsipkan. Memeriksa dan menyortir surat yang akan disimpan. Mengindeks dengan cara memilih nama yang akan dipakai sebagai identitas penyimpanan sesuai abjad. Prosedur peminjaman arsip adalah serangkaian metode yang dilalui serta dipatuhi ketika ingin melakukan peminjaman arsip. Prosedur ini diberlakukan untuk meminimalisir kemungkinan hilangnya arsip disebabkan oleh aktivitas peminjaman yang tidak disertai dengan administrasi sesuai tata tertib. Oleh sebab itu, petugas kearsipan akan menyediakan formulir secara khusus untuk mencatat arsip yang dipinjam dengan out slip atau bon pinjaman. Prosedur peminjaman arsip yang baik dimulai dengan ketertiban para peminjam untuk mematuhi tata tertib peminjaman. Jika tidak, maka berbagai kemungkinan seperti kehilangan atau kerusakan arsip bisa terjadi. Untuk itu, berbagai pihak yang dilibatkan, baik peminjam dan pengelola arsip wajib mematuhi prosedur peminjaman yang baik dan benar. Mari simak ulasan lengkap berikut ini agar lebih memahami bagaimana langkah-langkah yang benar ketika meminjam arsip. Semua karyawan wajib mengetahuinya, baik yang bekerja di departemen kearsipan ataupun bukan. Salah satu jenis arsip yang kerap kali dibutuhkan adalah arsip aktif. Sering disebut dengan arsip dinamis aktif. Pengertian arsip aktif adalah arsip yang masih ada di kantor pemerintah baik itu organisasi kemasyarakatan maupun swasta sebab masih dipergunakan secara langsung baik itu untuk pelaksanaan maupun perencanaan. Untuk meminjam arsip aktif, peminjam harus melalui beberapa prosedur peminjaman arsip yaitu sebagai berikut Kejelasan materi yang diminta pihak pengguna Terdapat kecocokan pemberkasan yang digunakan untuk kepentingan pemberkasan jenis arsip Ketepatan sistem pemberkasan yang digunakan ketika pemberkasan jenis arsip dan kemantapan sistem indeks baik secara manual maupun mekanik Ketepatan serta kemantapan sistem klasifikasi Tersedianya tenaga yang mempunyai pengetahuan dan keterampilan yang memadai Pada umumnya, pengguna arsip saat meminta arsip menggunakan berbagai macam sebutan yang disesuaikan dengan yang diminta oleh petugas arsip. Semua itu haruslah cepat sehingga mampu menangkap maksud dari pengguna. Secara cepat pula bisa mengidentifikasi informasi guna menetapkan ide. Bon pinjaman atau out slip ialah selembar kertas yang isinya keterangan-keterangan yang bisa digunakan sebagai pengganti warkat maupun arsip yang telah dipinjam. Oleh sebab itu, bon pinkam out slip harus ditempatkan di tempat warkat maupun arsip yang dikeluarkan. Tata Cara Meminjam Arsip yang Baik dan Benar Prosedur peminjaman arsip adalah satu hal yang sangat pening sehingga benar-benar tepat dan aman. Supaya arsip-arsip yang dipinjam oleh pihak lain mudah diketahui, maka jumlah, tempat dan waktu harus dikembalikan. Petugas arsip harus menempuh tahapan sebagai berikut Pertama, mengisi bon pinjaman rangkap 3 dan ditanda tangani oleh pihak peminjam. Selain itu, ada ketentuan yaitu Lembar pertama yang asli dijadikan pengganti arsip yang telah dipinjam dan ditempatkan di dalam folder. Biasanya, disebut dengan out slip. Jika dipinjam sebanyak 1 map, maka map pengganti arsip disebut dengan out folder sama hal nya juga ketika arsip yang dipinjam akan dipinjam oleh pihak lain, maka dalam hal ini harus dibuatkan on call card nya. Untuk lembar kedua, akan diberikan pada peminjam. Di lembar ketiga, akan dijadikan bukti arsip yang dipinjam oleh arsiparis. Tepat pada unit kearsipan, akan ditempatkan sebuah berkas peringatan yang disusun atas dasar tanggal pengembalian. Kedua, petugas harus melakukan pemeriksaan berkas setiap saat. Peringatan terhadap unit kearsipan dilakukan supaya arsip dikembalikan tepat waktu. Ketiga, pada waktu pengembalian arsip, yang harus diperiksa ialah apakah arsip masih dalam kondisi baik atau rusak, lewat jatuh tempo atau tidak. Jika rusak, maka harus diperbaiki, jika lewat jatuh tempo, maka peminjam harus diberi teguran. Keempat, menerima arsip bersamaan dengan bon pinjaman. Kelima, menempatkan kembali arsip di tempat penyimpanan semula dan mencabut out slip dari folder. Keenam, bon pinjaman yang diterima si peminjam dan yang dicabut dari folder bisa dirobek. Sedangkan bon pinjaman dari unit kearsipan akan disimpan sebagai bahan pertimbangan guna menilai arsip, baik itu yang pasif atau semi pasif. Hal-Hal yang Harus Diperhatikan Selama Proses Peminjaman Arsip Berlangsung Di dalam perusahaan, peminjaman arsip biasa dilakukan oleh sesama rekan kerja di satu departemen, karyawan dari departemen lain dan oleh atasan. Selama proses ini berlangsung, sebaiknya tidak mengabaikan beberapa hal penting berikut Siapa pihak yang memiliki wewenang meminjamkan arsip Siapa pihak yang diperbolehkan untuk meminjam arsip Jangka waktu pinjaman Menentukan bagaimana tata cara meminjam arsip Dengan begitu, prosedur peminjaman arsip sudah bisa dikatakan benar dan efektif. Hal-hal yang tidak diinginkan bisa semakin dihindari, sehingga minim risiko. Seperti yang diketahui bersama, arsip adalah salah satu file penting bagi perusahaan dalam mengambil keputusan atau melakukan evaluasi. Oleh sebab itu, arsip tidak boleh rusak apalagi hilang. Selain melakukan penyimpanan yang baik, prosedur peminjaman juga harus jelas dan tegas. Maksudnya, setiap karyawan yang secara sengaja mengabaikan peraturan peminjaman arsip, maka berhak diberi sanksi. Semua demi terciptanya lingkungan kerja yang kondusif. Kewajiban Setiap Penerima Arsip yang Tidak Boleh Diabaikan Setelah berhasil mendapatkan arsip yang ingin dipinjam, penerima tentu memiliki beberapa kewajiban. Tanggung jawab utama mereka adalah merawat arsip dan mengembalikannya secara utuh tanpa ada kekurangan apapun, seperti ketika meminjam. Peminjam harus memastikan arsip senantiasa terawat dengan baik. Terhindar dari berbagai macam kerusakan, apalagi sampai hilang. Tujuan dari mempertahankan kondisi arsip tetap baik adalah melindungi informasi penting yang ada didalamnya. Jika memang berniat ingin meminjam dalam waktu yang lama, ada baiknya Anda melakukan scan dokumen untuk dicopy dalam bentuk file digital. Itu bisa dijadikan backup ketika arsip fisik mengalami kerusakan. Karena yang dipentingkan adalah informasinya, sehingga tidak salah apabila melakukan beberapa langkah untuk meminimalisir risiko. Seperti halnya melakukan scan dokumen dan menyimpan dalam format digital. Selain merawat, penerima arsip juga wajib mematuhi tenggat waktu kapan harus mengembalikan. Pada umumnya, tenggat waktu ini diputuskan ketika Anda meminjam arsip. Soal berapa lama, itu bisa dinegoisasikan dengan pihak kearsipan. Tips Menyimpan Arsip Dengan Aman dan Tetap Awet Bagaimana, apakah Anda sudah lebih paham tentang prosedur peminjaman arsip? Jika sudah, sekarang mari kita masuk pembahasan selanjutnya dan tidak kalah penting. Yaitu bagaimana tips menyimpan arsip agar tetap awet. Pertama, pastikan ruang penyimpanan arsip luas, terang dan bersih. Hindari penggunaan bahan yang mudah terbakar dan dimakan rayap. Kedua, pastikan ruangan berada jauh dari pengaruh banjir. Ketiga, jangan lupakan kelengkapan peralatan kearsipan. Sebut saja filing cabinet, rak, lemari gambar, roll opack yang bermutu tinggi dan memenuhi standar. Penggunaan lemari dan rak arsip yang terbuat dari bahan besi bisa menjadi pilihan terbaik. Jika ingin lebih kuat, gunakan bahan baja. Baja dikenal anti kebakaran, kokoh dan tidak mudah diserang karat. Demikianlah informasi mengenai prosedur peminjaman arsip. Agar tidak menimbulkan masalah, maka prosedur ini haruslah dipatuhi dengan seksama. Sistem penyimpanan arsip adalah rangkaian prosedur yang digunakan untuk menyimpan seluruh rekaman kegiatan sebuah lembaga, perorangan dan organisasi. Setiap pelaksanaan kegiatan ditulis secara lengkap dan detail. Sehingga, arsip ini bisa dijadikan sebagai sumber informasi akurat dan terpercaya. Sistem penyimpanan arsip tidak hanya sebatas pada satu bentuk saja, melainkan dibuat ke dalam beberapa macam. Seperti buku, piagam, akta, warkat, surat dan lain sebagainya. Selain itu, format arsip juga sudah banyak dalam bentuk digital, seperti video dan audio. Jika suatu saat nanti ada kesalahpahaman, maka arsip bisa menjadi rujukan untuk menyelesaikan masalah tersebut. Inilah alasan mengapa semua organisasi, perusahaan atau perorangan penting sekali membuat arsip. Ingin mengetahui lebih lanjut tentang arsip? Simak yuk penjelasan selengkapnya di bawah ini. Tujuan Menerapkan Sistem Penyimpanan Arsip Tujuan sistem penyimpanan arsip secara umum adalah agar mempercepat dan mempermudah menemukan dokumen ketika ingin digunakan kembali. Dengan pembuatan sistem pengarsipan, maka data-data penting bisa disusun lebih efektif dan efisien. Selain itu, pengarsipan juga bertujuan untuk menjaga bahan-bahan arsip agar setiap historis perusahaan tertata dengan rapi. Coba bayangkan jika sebuah perusahaan atau lembaga tidak memiliki arsip, pasti kesulitan dalam menentukan rencana ke depan untuk mencapai target. Sebab, track record perusahaan tidak ditemukan. Langkah-langkah yang sudah terbukti mampu memberikan dampak besar bagi perusahaan lenyap begitu saja. Mau tidak mau, perusahaan harus kembali membuat rencana dari awal. Tentu hal ini membutuhkan rentang waktu sangat lama. Jadi bisa disimpulkan, apabila sistem kearsipan mampu membantu perusahaan menentukan langkah demi mencapai target-target yang sudah ditentukan. Pada umumnya, karyawan yang bertugas mencatat arsip masuk ke bagian manajemen. Mereka harus orang-orang ahli dalam membuat manajemen, sehingga arsip memberikan nilai besar bagi perusahaan. Mengingat bagaimana pentingnya informasi yang terkandung di dalam arsip, proses penyusunan kearsipan tentu tidak bisa dilakukan secara sembarangan. Ada beberapa jenis sistem penyimpanan arsip yang disesuaikan dengan fungsinya. Bagi karyawan yang bertugas menyusun arsip, wajib hukumnya memahami terlebih dahulu 5 macam sistem kearsipan berikut 1. Arsip dinamis Yang pertama adalah arsip dinamis yang digunakan secara langsung dengan perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan dan kearsipan pada umumnya. 2. Arsip aktif Ada juga sistem pengarsipan aktif yang diperlukan secara langsung dan terus menerus dalam berbagai administrasi penyelenggaraan. 3. Arsip inaktif Pembagian jenis arsip selanjutnya adalah arsip Inaktif yaitu arsip dinamis yang frekuensi penggunaan untuk penyelenggara administrasi terjadi penurunan. 4. Arsip statis Arsip statis adalah tidak dipergunakan secara langsung untuk kegiatan-kegiatan administrasi sehari-hari bagi administrasi negara. 5. Arsip duplikasi Dan yang terakhir adalah arsip duplikasi, yaitu arsip yang bentuk dan isinya sama dengan arsip yang asli. Untuk membedakan jenis sistem pengarsipan yang satu dengan yang lainnya bisa anda lakukan dengan menggunakan beberapa cara. Sistem penyimpanan arsip dan contohnya, sudah banyak dijelaskan oleh beberapa pakar. Anda bisa mencari informasi melalui buku ataupun internet. Sistem Penyimpanan Arsip Berdasarkan Abjad Sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad adalah salah satu sistem pengarsipan dengan cara mengatur dokumen sesuai dengan nama orang ataupun organisasi. sistem ini biasanya digunakan untuk mengatur arsip atau dokumen pegawai yang bersifat individual. Setiap dokumen tentang pegawai disimpan dalam satu folder bersama dengan folder lain dan disimpan berdasarkan abjad. Untuk menyusun folder pegawai tersebut, data file kabinet harus diikuti dengan ketentuan cara-cara mengindeks nama orang. Kemudian sarana penemuan kembali dalam sistem abjad ini adalah dengan menggunakan nama pegawai. Selain data nama pegawai, ada kalanya setiap dokumen yang diterima dari instansi atau lembaga disimpan berdasarkan nama organisasi atau badan yang mengirimkannya. Untuk menemukan kembali data tersebut, dapat dicari berdasarkan nama badan atau organisasi tersebut. Keuntungan dari menggunakan sistem ini adalah secara otomatis dokumen yang berasal dari satu nama pegawai atau badan akan berkelompok menjadi satu. Kemudian untuk surat masuk dan pertinggal dari surat keluar berada bersebelahan dalam satu map. Pencarian dokumen juga dapat dilakukan secara langsung melalui nama pengirim tanpa perlu menggunakan indeks. Sistem ini juga memiliki susunan guide dan folder yang sederhana dan mudah dikerjakan. Yang pasti, kelebihan utama yang diberikan oleh sistem ini adalah kemudahan untuk mencari data atau dokumen yang dibutuhkan. Baca Juga Contoh Business Plan Sederhanaa dan Cara Penyusunannya Sistem Informasi Eksekutif – Pengertian, Contoh Kasus dan Karakteristiknya Sistem Informasi Keuangan Financial Information System Tata Cara Penyimpanan Arsip 1. Mengecek dokumen Hal pertama yang musti Anda lakukan adalah meneliti terlebih dahulu apakah dokumen atau surat sudah diperbolehkan untuk disimpan. Biasa ditandai dengan release mark atau pelepas surat. 2. Menambahkan kode Sesudah dokumen di cek, sekarang gilirannya untuk menambahkan kode khusus. Tujuannya adalah memudahkan saat penyimpanan sekaligus menemukan kembali ketika dibutuhkan. Kode setiap dokumen berbeda-beda, sesuai sistem penyimpanan arsip yang digunakan. 3. Menyortir dokumen Menyortir atau memisahkan setiap dokumen ke bagiannya masing-masing menjadi proses wajib dan tidak boleh dilewatkan. Pada umumnya, terdapat rak khusus untuk menyimpan suatu jenis dokumen. Setiap dokumen atau surat dipisahkan sesuai masalah, kebutuhan dan tujuan. Menyortir akan membuat ruang arsip semakin tertata dengan rapi. 4. Menyimpan dokumen Dokumen yang sudah dicek, diberi kode dan disortir, sekarang gilirannya disimpan. Penyimpanan dokumen ini bisa memakai snelhecter, stofmap folio, portapel, brief ordner ataupun folder gantung. Kemudian disimpan ke dalam almari arsip. Sebenarnya tidak harus lemari, arsip juga bisa disimpan pada rak khusus. 5. Menata arsip Arsip yang sudah siap disimpan, kemudian ditata sesuai sistem yang digunakan. Ada lima sistem penyimpanan arsip yang biasa digunakan, yaitu a. Sistem tanggal Chronological Filling System Ini berarti arsip dikelompokkan berdasarkan waktu pembuatan. Baik itu tahun, bulan atau hari. Semua ditata secara detail dan terorganisir. Memudahkan saat mencari track record di waktu tertentu. b. Sistem abjad Alphabetic Filling System Sistem selanjutnya adalah mengurutkan arsip sesuai abjad. Dalam hal ini proyek atau kejadian diurutkan sesuai namanya. c. Sistem wilayah Geographic Filling System Pada umumnya, metode pengarsipan berdasarkan wilayah digunakan untuk proyek pembangunan. Perusahaan memilah-milah arsip sesuai geografis. Baik menurut kabupaten, kecamatan atau provinsi tertentu. d. Sistem nomor Numeric Filling System Sistem penomoran sebetulnya mirip seperti pengurutan berdasarkan tanggal. Namun perbedaannya, nomor ini ditentukan oleh perusahaan. Sehingga waktu, wilayah dan abjad random. Biasanya, ada nomor khusus yang menjadi tanda tingkat kepentingan arsip. e. Sistem pokok masalah Subject Filling System Subject Filling System adalah metode penyimpanan arsip menurut pokok permasalahan. Solusi atas masalah A dikelompokkan di rak 1, sedangkan solusi atas masalah B diletakkan di rak 2 dan begitu seterusnya. Sistem penyimpanan arsip memang sangat dibutuhkan bagi sebuah organisasi, lembaga maupun perusahaan. Sistem ini akan membuat sistem penyimpanan secara sistematis sehingga mudah untuk ditemukan kembali. Dengan begitu, kemudahan tersebut akan berdampak baik untuk mempermudah pelaksanaan tujuan organisasi atau perusahaan.

bagaimana prosedur menyimpan arsip pada lemari arsip